Hilfe

Anmelden

Wählen Sie auf der Anmeldeseite Ihren Benutzernamen aus der Liste und klicken Sie auf Anmelden. Ein Passwort ist standardmäßig nicht erforderlich.

Aufbau der Anwendung

Die Navigation befindet sich in der linken Seitenleiste (Sidebar). Sie ist in zwei Bereiche gegliedert:

• Praxis – Ihre tägliche Arbeit: Dashboard, Klienten, Rechnungen, Termine, Auswertungen
• Einstellungen – Konfiguration: Positionen, Firma, Diagnosen, Datenbank, Admin

Abmelden & Beenden

• Abmelden – Meldet Sie ab und kehrt zur Anmeldeseite zurück. Die Anwendung läuft weiter.
• Beenden – Nur im Desktop-Modus: Beendet die Anwendung vollständig. Im Server-Betrieb steht nur „Abmelden" zur Verfügung.

Das Dashboard zeigt Ihnen auf einen Blick die wichtigsten Kennzahlen:

• Klienten – Gesamtanzahl Ihrer Klienten
• Entwürfe – Anzahl und Betrag noch nicht versendeter Rechnungen
• Offen – Versendete, aber noch nicht bezahlte Rechnungen
• Überfällig – Rechnungen, deren Zahlungsfrist überschritten ist (rot markiert)
• Umsatz – Monats- und Jahresumsatz
• Termine – Heutige und wöchentliche Termine

Darunter finden Sie eine Liste der letzten Rechnungen mit Direktlinks zum Bearbeiten.

Neuen Klienten anlegen

Klappen Sie den Bereich „+ Neuer Klient" auf und füllen Sie die Felder aus. Pflichtfelder sind mit * markiert.

Klient bearbeiten

Klicken Sie auf Bearbeiten neben dem Klienten. Im Bearbeitungsfenster finden Sie mehrere Bereiche:

• Stammdaten – Name, Adresse, Kontaktdaten, Versicherungsnummer
• Haushalt – Ordnen Sie den Klienten einem Haushalt zu. Klienten im selben Haushalt teilen sich eine Adresse. Sie können auch direkt einen neuen Haushalt aus den aktuellen Adressdaten erstellen.
• Diagnosen – Diagnosen nach ICD-10, ICD-11 oder eigenem Katalog zuordnen. Die aktive Diagnose kann optional auf Rechnungen gedruckt werden (mit Katalog-Kürzel).
• Bezugspersonen – Eltern, Partner oder andere Kontaktpersonen mit Beziehungstyp und eigenen Kontaktdaten. Über „Adresse vom Klienten" können Sie die Adressfelder automatisch übernehmen.
• Termine – Übersicht der Termine dieses Klienten mit Direktlinks.
• Rechnungen – Übersicht der Rechnungen dieses Klienten.

Suche

Nutzen Sie das Suchfeld über der Klientenliste, um nach Name, Ort oder E-Mail zu filtern.

Rechnungs-Workflow

Neue Rechnung erstellen

1. Klicken Sie auf Neue Rechnung (Dashboard oder Rechnungsliste).
2. Die Rechnungsnummer wird automatisch vorgeschlagen (Format: NNN/JJJJ, z. B. 022/2026).
3. Wählen Sie einen Klienten (das Suchfeld filtert nach Name, Ort oder E-Mail).
4. Setzen Sie Rechnungsdatum und Zahlbar bis.
5. Klicken Sie Kopf speichern, um die Rechnung anzulegen.

Positionen hinzufügen

• Vordefinierte Position – Wählen Sie eine Leistung aus Ihrem Katalog. Preis und Einheit werden automatisch übernommen.
• Freie Zeile – Für individuelle Positionen, die nicht im Katalog stehen.
• Termine importieren – Siehe Abschnitt „Termine in Rechnungen übernehmen".

Alle Felder (Beschreibung, Menge, Preis, MwSt.) sind direkt in der Tabelle editierbar. Änderungen werden automatisch gespeichert.

Versand

• PDF herunterladen – Erzeugt eine PDF-Datei der Rechnung.
• Drucken – Öffnet die Rechnung in einem neuen Fenster zum Drucken oder Speichern als PDF.
• Per E-Mail senden – Öffnet Ihr Standard-Mailprogramm mit vorausgefülltem Betreff. Hängen Sie die PDF manuell an.
• Zahlungserinnerung – Verfügbar für versendete, unbezahlte Rechnungen.

Status-Übersicht

• Entwurf – Rechnung ist noch in Bearbeitung
• Versendet – Rechnung wurde dem Klienten zugestellt
• Überfällig – Zahlungsfrist ist abgelaufen
• Bezahlt – Rechnung ist beglichen

Bezahlt markieren

In der Rechnungsliste: Aktivieren Sie „Zeige Bezahlt-Buttons", dann erscheint neben jeder offenen Rechnung ein Bezahlt-Button.

Kalenderansicht

Die Monatsübersicht zeigt alle Termine. Navigieren Sie mit den Pfeiltasten zwischen Monaten. Klicken Sie auf + Termin an einem Tag, um direkt einen Termin an diesem Datum anzulegen.

Einzeltermin anlegen

Klappen Sie „+ Neuer Termin" auf und füllen Sie aus:

• Titel – z. B. „Therapiesitzung"
• Klient – Optional, aber empfohlen für die Rechnungsübernahme
• Von / Bis – Datum und Uhrzeit
• Position – Ordnen Sie eine Leistung aus dem Katalog zu. Diese wird bei der Rechnungsübernahme automatisch als Preis verwendet.

Terminserie anlegen

Für wiederkehrende Termine (z. B. wöchentliche Sitzungen):

1. Klappen Sie „+ Neue Serie" auf.
2. Wählen Sie Klient, Titel, Wochentag, Uhrzeit und Anzahl.
3. Wählen Sie das Intervall (jede Woche, alle 2/3/4 Wochen).
4. Optional: Feiertage (AT) auslassen überspringt österreichische Feiertage.
5. Klicken Sie Vorschau, um die Termine zu prüfen.
6. Dann Serie erstellen.

Rechnungsstatus-Badges

In der Terminliste zeigen farbige Badges den Abrechnungsstatus:

• Kein Badge = Termin ist noch nicht in einer Rechnung
• Entwurf = In einer Entwurfs-Rechnung enthalten
• Offen = Rechnung versendet, noch nicht bezahlt
• Überfällig = Rechnung überfällig
• Bezahlt = Rechnung bezahlt

Statt Rechnungspositionen manuell einzutragen, können Sie Termine direkt als Positionen übernehmen:

1. Öffnen oder erstellen Sie eine Rechnung und wählen Sie einen Klienten.
2. Im Bereich „Termine als Positionen übernehmen" geben Sie einen Zeitraum (Von / Bis) an.
3. Klicken Sie Termine laden.
4. Die Liste zeigt alle Termine des Klienten im Zeitraum mit Position, Preis und aktuellem Status.
5. Setzen Sie Häkchen bei den gewünschten Terminen (oder „Alle auswählen").
6. Klicken Sie Ausgewählte als Positionen übernehmen.

Voraussetzung: Position zuordnen

Damit beim Import automatisch ein Preis eingetragen wird, sollten Sie Terminen eine Position (Leistung) zuordnen – entweder beim Einzeltermin oder bei der Serie. Ohne zugeordnete Position wird der Termin trotzdem importiert, aber der Preis muss manuell eingetragen werden.

Die Auswertungen bieten verschiedene Ansichten, jeweils filterbar nach Jahr:

• Umsatz – Monatsübersicht mit Balkendiagramm, Netto/MwSt./Brutto, CSV-Export (Einnahmen-Journal)
• Offene Posten – Alterungsübersicht: Aktuell, 1–30 Tage, 31–60 Tage, über 60 Tage überfällig
• Klienten-Umsatz – Umsatz pro Klient im gewählten Jahr
• Termine – Terminstatistik mit Balkendiagramm
• Jahresabschluss – Zusammenfassung, Monatsdiagramm, MwSt.-Aufschlüsselung, PDF- und CSV-Export

Unter Positionen verwalten Sie Ihre Leistungen und Produkte mit:

• Code – Kurzbezeichnung (z. B. „PSY-01")
• Name – Leistungsbezeichnung
• Einheit – z. B. „Stunde", „Sitzung", „Stück"
• Preis netto – Einzelpreis ohne MwSt.
• MwSt.-Satz – in Prozent (z. B. 20)

Diese Positionen stehen Ihnen beim Erstellen von Rechnungen und beim Zuordnen zu Terminen als Auswahlliste zur Verfügung.

Sie können Ihre Termine in Ihrem Handy oder Kalender-Programm anzeigen lassen:

1. Gehen Sie auf die Seite Termine.
2. Scrollen Sie nach unten zum Bereich „Kalender abonnieren".
3. Klicken Sie Link erzeugen.
4. Kopieren Sie die angezeigte URL.

iPhone / iPad

Einstellungen → Kalender → Accounts → Account hinzufügen → Andere → Kalenderabo hinzufügen → URL einfügen.

Google Calendar

Google Calendar → Zahnrad → Einstellungen → Kalender hinzufügen → Per URL → URL einfügen.

Outlook

Kalender → Kalender hinzufügen → Aus dem Internet → URL einfügen.

• Klient suchen: Alle Suchfelder filtern in Echtzeit – tippen Sie einfach los.
• Rechnungsnummer: Wird automatisch als fortlaufende Nummer mit Jahreszahl generiert (z. B. 022/2026). Beim Erstellen einer neuen Rechnung wird die nächste freie Nummer vorgeschlagen. Ihr Benutzerpräfix wird im PDF-Dateinamen verwendet.
• Schlussformel: Die Standardformel wird unter Firma → Steuer & Bank festgelegt. Sie kann pro Rechnung individuell überschrieben werden.
• Sidebar: Klicken Sie auf « in der Sidebar, um sie eingeklappt zu halten – mehr Platz für Ihre Inhalte.
• Drucken: Alle Seiten sind für den Druck optimiert – Sidebar und Buttons werden automatisch ausgeblendet.
• Diagnosen: Ordnen Sie Klienten Diagnosen zu (Katalog wählbar). Wenn aktiviert, erscheint die aktive Diagnose auf der Rechnung mit dem gewählten Katalog (z. B. ICD-11).